ПОЛОЖЕННЯ
про порядок роботи зі зверненнями громадян і організації їх особистого прийому
в Золочівському районному суді Харківської області
І. Загальні положення
1.1. Порядок розгляду звернень та організації особистого прийому громадян у Золочівському районному суді Харківської області (далі – Порядок) визначає процедуру приймання, реєстрації, розгляду звернень громадян, контролю за виконанням доручень за результатами розгляду звернень громадян та дотриманням строків їх розгляду, основні вимоги до організації і проведення особистого прийому громадян та ведення діловодства за зверненнями громадян у Золочівському районному суді Харківської області (далі – суд).
1.2. Порядок розроблено відповідно до статті 40 Конституції України, Законів України «Про звернення громадян» (далі – Закон), «Про статус народного депутата України», «Про статус депутатів місцевих рад», постанов Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» зі змінами (далі – Інструкція), від 24 вересня 2008 року № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян» зі змінами (далі – Класифікатор), інших нормативно-правових актів з питань звернень громадян.
1.3. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від інших видів діловодства у порядку, встановленому Інструкцією, і покладається на керівника апарату суду.
1.4. Звернення, запити на інформацію та листи до суду можуть бути надіслані поштою, електронною поштою, подані до канцелярії суду громадянином особисто, через уповноважених осіб, якщо ці повноваження оформлені відповідно до чинного законодавства, направлені через органи влади. Скарга в інтересах неповнолітніх та недієздатних подається їх законними представниками.
Звернення можуть бути прийняті на особистому прийомі.
IІ. Приймання, попереднє опрацювання та реєстрація звернень громадян
2.1. Уся кореспонденція щодо звернень громадян приймається канцелярією суду. Під час приймання кореспонденції перевіряється цілісність конверта або пакета, відповідність їх адресування. Кореспонденція, що приймається, перевіряється відповідно до додатка. Кореспонденція, яка надходить до суду електронною поштою, роздруковується на паперових носіях та реєструється в канцелярії суду.
2.2. Отримані листи громадян підлягають обов'язковій реєстрації в електронному реєстрі автоматизованої системи документообігу суду «Д-3». На листах ставиться штамп, в якому зазначається дата надходження. Датою надходження листів до суду вважається дата їх отримання.
2.3. Листи осіб, які беруть участь у справі в якості учасника процесу, з посиланням на відповідні статті ЦПК України, КАС України, КПК України, надання інформації про дату, час і місце судового розгляду справи, інших процесуальних питань, пов’язаних з розглядом конкретної справи, що перебуває в провадженні суддів, реєструються в загальному порядку канцелярією суду та передаються негайно головуючому судді для приєднання до матеріалів справи та відповідного реагування згідно з вимогами законодавства.
2.4. Усі звернення громадян, що надходять до суду, підлягають обов'язковій класифікації за встановленими статтею 3 Закону видами, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.
Пропозиція (зауваження) – звернення громадян, де висловлюються порада, рекомендація щодо діяльності органів державної влади і місцевого самоврядування, депутатів усіх рівнів, посадових осіб, а також думки щодо врегулювання суспільних відносин та умов життя громадян, вдосконалення правової основи державного і громадського життя, соціально-культурної та інших сфер діяльності держави і суспільства.
Заява (клопотання) – звернення громадян із проханням про сприяння реалізації закріплених Конституцією та чинним законодавством їх прав та інтересів або повідомлення про порушення чинного законодавства чи недоліки в діяльності підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, посадових осіб, а також висловлення думки щодо поліпшення їх діяльності. Клопотання - письмове звернення з проханням про визнання за особою відповідного статусу, прав чи свобод тощо.
Скарга – звернення з вимогою про поновлення прав і захист законних інтересів громадян, порушених діями (бездіяльністю), рішеннями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, об'єднань громадян, посадових осіб.
2.5. За ознакою надходження звернення громадян визнаються первинними, повторними, дублетними, неодноразовими, масовими.
Первинні – це звернення, які:
надійшли від окремої особи (групи осіб), яка вперше звернулася до суду;
надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до суду, але питання, що порушене у зверненні жодним чином не стосується попередніх звернень або є достатньо підстав для визнання звернення первинним;
надійшли від окремої особи (групи осіб), яка не вперше звернулася до суду, але попередні звернення з питання, що порушене у зверненні, визнавались анонімними.
Повторні - це звернення у яких:
викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше не вирішено по суті або вирішено в неповному обсязі;
повідомляється про несвоєчасний розгляд попереднього звернення, якщо з часу його надходження минув визначений законодавством України строк розгляду, проте відповідь громадянину не надавалася;
звертається увага на інші недоліки, допущені під час вирішення попереднього звернення громадянина;
викладається звернення від того самого громадянина з того самого питання, якщо перше вирішено по суті.
Якщо в повторному зверненні громадянин разом з питаннями, що вже розглядались і на які була надана вичерпна відповідь або за якими прийняте відповідне рішення, звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не є повторним і розглядається судом в установленому порядку.
Дублетні - це звернення тієї самої особи (групи осіб) з того самого питання, що відправлені особою різним адресатам та надіслані ними на розгляд за належністю до суду.
Неодноразові - це звернення особи (групи осіб), які надійшли до суду з того самого питання, що і попереднє звернення, проте на попереднє звернення відповідь ще не надана, а визначений законодавством строк його розгляду ще не закінчився.
Масові - це звернення, що надходять у великій кількості від різних громадян з однаковим змістом або суттю питання.
2.6. Звернення громадян мають бути оформлені відповідно до вимог статті 5 Закону. У зверненні зазначаються прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина та викладається суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення має бути надруковано або написано від руки розбірливо і чітко, підписано заявником (групою заявників) із зазначенням дати.
Письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, із змісту яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімним.
2.7. Попереднє опрацювання звернень громадян (документів, що мають ознаки звернення громадян) проводиться керівником апарату суду з метою визначення:
- належності документа до звернень громадян;
- повноти дотримання вимог до звернень громадян, що визначені статтею 5 Закону;
- ознак надходження та виду звернень громадян;
- суті і короткого змісту звернень громадян;
- належності порушених питань до повноважень суду;
- звернень, які відповідно до статті 8 Закону не підлягають розгляду та вирішенню;
- звернень, отриманих і вирішених під час особистого прийому, результати розгляду яких повідомлені громадянину усно, за його бажанням.
2.8. За результатом попереднього опрацювання звернень громадян готуються проекти резолюцій до звернень громадян (документів, що мають ознаки звернення громадян).
Проект резолюції повинен містити прізвище та ініціали особи, яка накладає резолюцію, прізвище та ініціали виконавця (виконавців), спосіб виконання документа, термін виконання, дату накладення резолюції.
2.9. Реєстрація звернень громадян (документів, що мають ознаки звернення громадян) та встановлення параметрів контролю (за виключенням звернень, що не підлягають розгляду) здійснюється у день надходження автоматизованою системою документообігу суду одночасно з попереднім опрацюванням.
2.10. За результатами реєстрації конкретному зверненню громадянина встановлюється реєстраційний індекс та дата реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера пропозиції, заяви, скарги, що надійшла.
2.11. Документи, що мають ознаки звернення громадян, але за результатами попереднього опрацювання не визначені як звернення громадян, отримують реєстраційний індекс відповідно до правил ведення загального діловодства.
2.12. Звернення, оформлене без дотримання вимог статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону. Копія такого звернення та другий примірник роз’яснення залишається у справі підрозділу по роботі із зверненнями громадян.
2.13. Найменування органу, що провів реєстрацію, реєстраційний індекс та дату реєстрації проставляють у вигляді реєстраційного штампу в нижньому правому куті або на іншому вільному від тексту місці першої сторінки документа, крім місця, призначеного для підшивання.
2.14. На вимогу особи, яка подала звернення до суду, на першому аркуші копії (другого примірника) звернення проставляється відбиток реєстраційного штампа. Така копія повертається громадянинові.
2.15. Анонімні звернення розгляду не підлягають (крім анонімних повідомлень про порушення вимог Закону України «Про запобігання корупції»). Анонімні звернення після реєстрації доводяться до відома керівників структурних підрозділів відповідно до їх функціональних повноважень.
2.16. Канцелярія суду після розгляду і накладення керівництвом суду резолюції на звернення громадян (документи, що мають ознаки звернення) передає для опрацювання оригінали документів керівнику апарату суду.
2.17. овторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також скарги, подані з порушенням строків, передбачених статтею 17 Закону, та звернення осіб, визнаних судом недієздатними, розгляду не підлягають.
Рішення про припинення розгляду такого звернення приймається керівництвом суду, про що повідомляється особі, яка подала звернення.
ІІІ. Розгляд звернень громадян
3.1. Звернення громадян підлягають розгляду керівником апарату суду.
3.2. Опрацювання звернень громадян спрямовується на об’єктивне вирішення порушених авторами звернень питань, підготовку та супроводження прийняття рішення про усунення причин і умов, які спонукають авторів скаржитись, надання відповідних роз’яснень.
3.3. Якщо питання, порушене в зверненні, знаходиться поза межами компетенції суду, звернення пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.
3.4. Початком строку розгляду звернення вважається день його реєстрації в суді, а закінченням – день направлення відповіді заявнику.
3.5. Звернення вважається вирішеним, якщо розглянуто всі порушені в ньому питання, прийнято обґрунтоване рішення, ужито необхідних заходів для його виконання і заявника повідомлено про результати розгляду звернення і прийняте рішення.
3.6. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства. Посадова особа, визнавши заяву такою, що підлягає задоволенню, зобов’язана забезпечити своєчасне й правильне виконання прийнятого рішення, а в разі визнання скарги обґрунтованою – негайно вжити заходів до поновлення порушених прав громадян.
3.7. Суд розглядає звернення громадян без стягнення за це плати.
ІV. Строки розгляду звернень громадян
4.1. Строки розгляду звернень громадян обчислюється у календарних днях починаючи з дня реєстрації таких звернень. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день. Датою виконання звернення громадянина є дата реєстрації відповіді на нього.
4.2. Звернення розглядаються та вирішуються у строк не більше одного місяця із дня їх надходження, ураховуючи вихідні, святкові й неробочі дні, а ті, які не потребують додаткового вивчення та проведення перевірки за ними, невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх реєстрації.
4.3. Якщо для вирішення порушених громадянами питань слід провести перевірку інформації, викладеної у зверненнях, отримати додаткові матеріали, то строк розгляду звернень громадян за рішенням керівництва суду може бути, як виняток, продовжено з повідомленням про це осіб, які подали звернення.
4.4. Загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
4.5. Звернення, що підлягає поверненню відповідно до статті 5 Закону, повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями не пізніш як через десять днів від дня надходження.
4.6. Якщо питання, порушені у зверненні, не належать до компетенції суду відповідно до статті 7 Закону таке звернення в строк не більше п'яти днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється заявникові.
4.7. Повідомлення про прийняття рішення про припинення розгляду звернення відповідно до статті 8 Закону надсилається у строк, визначений статтею 20 Закону.
V. Контроль за розглядом звернень громадян
5.1. Контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян здійснюється керівником апарату суду.
5.2. Для запобігання несвоєчасному виконанню доручень, а також усунення причин, що затримують виконання доручень за найбільш резонансними зверненнями, керівник апарату суду, який наділений функцією контролю, зобов’язаний у процесі контролю розгляду звернення своєчасно доповідати голові суду про хід виконання цих доручень з посиланням на причини затримки, а також, у разі потреби, витребувати від відповідних посадових осіб інформацію з цих питань.
5.3. Доручення з резолюцією «Терміново» виконуються протягом двох робочих днів, якщо іншого терміну не встановлено резолюцією голови суду.
VІ. Узагальнення, аналіз письмових, електронних та усних звернень громадян і юридичних осіб
6.1 Письмові та усні звернення громадян, а також критичні зауваження, які в них містяться, повинні систематично, але не менше одного разу на півріччя, узагальнюватися та аналізуватися з метою своєчасного виявлення причин, що призводять до порушення прав та інтересів громадян. Особливу увагу слід звертати на усунення причин, які є підставою для надходження звернень громадян, а також змушують громадян звертатися до вищих та центральних органів державної влади, редакцій засобів масової інформації з питань, які можуть і повинні вирішуватись районним судом. Зазначене узагальнення здійснюється двічі на рік: за перше та друге півріччя, шляхом складення аналітичної довідки.
VІІ. Організація особистого прийому громадян
7.1. Для забезпечення реалізації громадянами права на звернення особисто до керівництва органу державної влади з метою захисту своїх законних прав та інтересів в Золочівському районному суді Харківської області здійснюється особистий прийом громадян головою суду та керівником апарату суду.
7.2. Особистий прийом громадян здійснюється виключно у визначені для приймання громадян суду дні згідно графіку, що затверджується наказом голови суду.
7.3. Інформація про порядок організації та проведення особистого прийому громадян у суді розміщується на офіційному веб-сайті суду та інформаційному стенді в загальнодоступному місці.
7.4. У визначені для особистого прийому дні приймання громадян здійснюється з 10.00 до 12.00 год.
7.5. Особистий прийом громадян здійснюється без попереднього запису. Правом позачергово прийому користуються категорії громадян, визначені чинним законодавством України.
7.6. Особистий прийом громадян головою суду здійснюється з питань організаційної діяльності Золочівського районного суду Харківської області. Особистий прийом громадян керівником апарату суду здійснюється з питань діяльності працівників апарату Золочівського районного суду Харківської області. Питання, що вирішуються в порядку, встановленому процесуальним законодавством, на особистому прийомі громадян не розглядаються.
7.7. Голова суду та керівник апарату суду здійснюють прийом громадян у своїх робочих кабінетах.
7.8. Судді Золочівського районного суду Харківської області особистий прийом громадян не проводять. Єдиною формою спілкування сторін із суддею є розгляд справи у судовому засіданні, під час якого усі клопотання, заяви, звернення вирішуються виключно у передбаченому законодавством процесуальному порядку.
7.9. У разі тимчасової відсутності особи, яка у визначений день згідно графіку повинна здійснювати особистий прийом громадян, зокрема внаслідок хвороби, перебування у відпустці чи службовому відрядженні, а також у зв’язку із необхідністю оперативного вирішення виробничих питань, що виключає можливість проведення особистого прийому безпосередньо цією особою, особистий прийом провадиться її заступником чи виконуючим обов’язки.
7.10. Дані про особу, яка звернулася на особистому прийомі, короткий зміст питань, з якими вона звернулася, а також про взяття на контроль і результати розгляду звернень, що надійшли під час особистого прийому, фіксуються в журналі обліку особистого прийому громадян.
7.11. Розгляд прийнятих на особистому прийомі звернень громадян здійснюється за правилами, визначеними Законом України «Про звернення громадян». У разі наявності можливості вирішити порушене у зверненні питання під час особистого прийому, таке підлягає розгляду невідкладно.
7.12. Повторний прийом громадян з питань, яке вже розглядалося, проводиться у разі, якщо питання, порушене у попередньому зверненні, не було вирішено по суті.
_03_03.png)
