Положення про канцелярію

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом керівника апарату

Золочівського районного суду Харківської області

 від 24.01.2020 №  02-06.05

ПОЛОЖЕННЯ

ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ

ЗОЛОЧІВСЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ

І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

 1.1.    Положення про канцелярію Золочівського районного суду Харківської області (далі -Положення) встановлює єдині засади діяльності, обсяг посадових обов'язків та основні вимоги щодо їх виконання, права та відповідальність працівників канцелярії Золочівського  районного суду Харківської області.

 1.2.    Канцелярія Золочівського районного суду Харківської області (далі - канцелярія) утворюється та функціонує в структурі апарату суду відповідно до ст. 155 Закону України «Про судоустрій і статус суддів».

 1.3.    Канцелярія є структурним підрозділом Золочівського районного суду Харківської області та підпорядковується керівнику апарату або заступнику керівника апарату суду відповідно до розподілу обов’язків.

 1.4.    Положення про канцелярію затверджується наказом керівника апарату суду.

 1.5.    Зміни і доповнення до Положення вносяться керівником апарату суду.

 1.6.    Робота канцелярії ведеться згідно затверджених планів роботи суду, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України від 20.08.2019 року № 814, зі змінами від 24.12.2019 № 1196, та інших нормативно-правових актів.

 1.7.    У своїй діяльності канцелярія керується Конституцією України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кримінальним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби, постановами колегії, наказами, інструкціями та рекомендаціями територіального управління Державної судової адміністрації у Харківській області, Інструкції з діловодства в місцевих та апеляційних судах України від 20.08.2019 року № 814, зі змінами від 24.12.2019 № 1196 (далі – Інструкція з діловодства), посадовими інструкціями, Правилами поведінки працівників суду, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням. 

 1.8.    Канцелярія, в інтересах всебічного і комплексного забезпечення виконання визначених цим Положенням завдань та функцій, співпрацює з іншими структурними підрозділами апарату суду.

 ІІ.ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ ТА ФУНКЦІЇ КАНЦЕЛЯРІЇ

• Забезпечує щоденне протягом робочого часу  прийняття та реєстрацію документів, що подаються до суду.  
• Здійснює попередній розгляд документів для відокремлення таких, що потребують обов’язковому розгляду керівництвом суду або структурними підрозділами суду, та їх передачу для виконання під підпис.
• Здійснює приймання та реєстрацію судових справ, а також інших документів і матеріалів, що стосуються розгляду судових справ у суді та їх передачу суддям для розгляду під підпис.
• Забезпечує ведення обліково-статистичних карток в автоматизованій системі документообігу суду та внесення  до обліково-статистичних карток відповідної та повної інформації.
• Здійснює формування та оформлення судових справ та справ загального діловодства.
• Здійснює направлення судових справ за межі суду.
• Здійснює контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду.
• Складає зведену номенклатуру справ на основі номенклатурних справ підрозділів апарату суду та забезпечує її ведення.
• Забезпечує опрацювання та надсилання вихідної кореспонденції.
• Здійснює контроль за виконанням документів у суді.
• Забезпечує своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання, здійснює контроль за одержанням повідомлень про їх виконання та своєчасне приєднання до судових справ.
• Забезпечує підготовку та передачу до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документації канцелярії суду за минулі роки.
• Здійснює статистичну та аналітичну роботи суду, у тому числі з питань організації діловодства в суді.
• Забезпечує організацію роботи з документами, що містять службову інформацію.
• Здійснює видавання копій судових рішень учасникам судового процесу.
• Здійснює облік та контроль за виконанням судових доручень, що надійшли з інших судів України та іноземних держав.
• Організовує та здійснює підготовку довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярії суду, на звернення інших відомств.
• Забезпечує зберігання документів, які надійшли до канцелярії суду.
• За дорученням керівника апарату суду здійснює контроль за виконанням окремих розділів плану роботи суду.
• Виконує доручення керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.
• Виконує інші функції, визначені Інструкцією з діловодства та посадовими інструкціями.

 ІІІ. СТРУКТУРА ТА ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ КАНЦЕЛЯРІЇ

 3.1.    Структура, чисельність працівників канцелярії визначаються штатним розписом Золочівського районного суду Харківської області, затвердженим у встановленому законом порядку територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Харківській області, і має забезпечувати якісне виконання покладених на канцелярію завдань і функцій.

 3.2.   До складу канцелярії входять: старший секретар суду, секретарі суду, секретарі судових засідань, діловод та консультант суду.

 3.3.  Канцелярію очолює старший секретар суду, який призначається на посаду і звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

 3.4.    Старший секретар суду: 

• планує роботу канцелярії, здійснює керівництво діяльністю канцелярії і несе персональну відповідальність за виконання функцій і завдань, покладених на канцелярію;
• контролює заповнення обліково-статистичних карток працівниками суду, відповідальними за реєстрацію та автоматизований розподіл справ;
• контролює своєчасне отримання вхідної кореспонденції працівниками суду, отримання та направлення апеляційних скарг, заповнення журналів реєстрації вхідної кореспонденції, обліку апеляційних скарг у цивільних та адміністративних справах, кримінальних провадженнях і справах про адміністративні правопорушення;
•  розподіляє обов'язки між працівниками канцелярії, а у разі службової необхідності проводить перерозподіл обов'язків між ними, забезпечує планування роботи, належний рівень службової дисципліни, організовує взаємодію з іншими структурними підрозділами суду;
• організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками канцелярії завдань, плану роботи суду, доручень керівництва суду;
• забезпечує вдосконалення методів роботи канцелярії, своєчасне проходження і опрацювання документів;
• представляє канцелярію на зборах та нарадах працівників апарату суду;
• здійснює інші повноваження із забезпечення діяльності суду, передбачені посадовою інструкцією та цим Положенням.

 3.5.  У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов'язки виконує працівник канцелярії суду, призначений керівником апарату суду.

 3.6.    Працівники канцелярії призначаються на посади та звільняються з посад наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства про державну службу та трудового законодавства.

 3.7.    Документація канцелярії ведеться відповідно до встановленого в суді порядку та згідно із затвердженою номенклатурою справ, Інструкцією з діловодства.

 ІV. ПРАВА ТА ОБОВ'ЯЗКИ  ПРАЦІВНИКІВ  КАНЦЕЛЯРІЇ.

 4.1. Права та обов’язки працівників канцелярії суду визначаються їх посадовими інструкціями, затвердженими керівником апарату суду.

 4.2. Працівники канцелярії відповідно до їх прав та обов'язків, визначених посадовими інструкціями, наказами керівника апарату, вносять до АСДС КП «Д-3» передбачену Положенням про автоматизовану систему документообігу суду інформацію та згідно із законодавством несуть відповідальність за її достовірність.

 4.3   Працівники канцелярії мають право:

• користуватися правами і свободами, передбаченими Конституцією України, Законами України «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу» та іншими актами законодавства;
• отримувати матеріально-технічне забезпечення для виконання покладених на нього обов'язків та завдань;
• в установленому порядку отримувати від працівників суду інформацію, необхідну для виконання посадових обов'язків;
• вносити в межах своєї компетенції пропозиції щодо вдосконалення роботи суду;
• брати участь у нарадах та зборах трудового колективу суду.

 4.4. Працівники канцелярії наділені іншими правами, визначеними посадовими інструкціями.

 4.5.    Працівники канцелярії зобов'язані:

• виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка стала їм відома при виконанні службових обов'язків;
• забезпечувати організацію, своєчасне і якісне виконання дорученої їм роботи;
• дотримуватися Конституції та законів України, інших нормативно-правових актів, вимог Присяги державного службовця, Інструкції з діловодства, Правил поведінки працівника суду, посадових інструкцій, правил охорони праці та протипожежної безпеки, інструкцій по роботі з документами, вимог інших документів, які стосуються роботи суду;
• дотримуватись установлених правил ведення діловодства;
• виконувати свою роботу у взаємодії з працівниками інших структурних підрозділів;
• використовувати комп'ютерну техніку та засоби оргтехніки з метою підвищення ефективності та якості своєї роботи, суду в цілому;
• постійно підвищувати свій професійний рівень та ділову кваліфікацію.

1. V. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

 5.1.    Працівники канцелярії відповідно до Кодексу законів про працю України, Законів України «Про державну службу» та «Про запобігання корупції» несуть відповідальність за порушення трудової дисципліни, невиконання або неналежне виконання (несвоєчасне, неналежне тощо) посадових обов’язків i завдань, бездіяльність або недобросовісне використання наданих їм  прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

 Керівник апарату                                                                                      Я.Г. Федорова